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信息技術的發展為城市發展帶來了新的管理理念和建設基礎，智慧城市的建設不僅符合當前城市發展的時代特征，而且為檔案數字化和信息化建設奠定了良好的技術條件。早在“十二五”規劃中，就已正式提出了智慧城市建設的規劃建議，并明確了未來我國智慧城市建設的具體目標。在智慧城市的建設背景下，我國各地開始發展數字檔案館，以推動檔案管理數字化和信息化的發展進程。當前隨著智慧城市的不斷發展，云計算技術、網絡技術、信息技術等廣泛應用于各個城市。地方智慧城市建設過程中，數字檔案館的建設能夠有效整合物聯網、移動互聯網技術，結合大數據要求，為城市形成新型的信息服務體系奠定了良好的基礎，滿足了人們日常的數據信息服務需要。
一、不斷創新數字檔案館的智慧服務理念，提升城市規劃與決策的科學性及有效性
一是樹立以檔案數據提高城市公共服務質量的創新管理理念。數字檔案館的建設要為城市管理服務。在城市建設智慧化和智能化的升級管理過程中，智慧檔案館對城市信息資源進行采集，加強數字化資源管理，不斷挖掘城市建設中的信息稟賦，服務于城市的建設和規劃，豐富地方智慧城市建設背景下的強大數據資源基礎。各級檔案館要秉承為城市服務、以人為本、以數據為本的智慧管理理念，不斷進行方法創新，結合城市建設和城市規劃活動，用新的管理辦法提高檔案公共服務質量。二是堅持精細化管理理念。充分利用數字檔案館信息收集和數據挖掘的優勢和特征，與智慧建設規劃、城市配套、智慧技術設施等信息深度融合，在創新的檔案管理模式下，實現精細化管理目標，提升智慧城市建設質量和水平。三是堅持為城市建設提供配套數字服務的工作理念。數據是一種服務資源，數字檔案資源作為智慧城市建設過程中一項重要的數據信息，要發揮其在為城市配套服務和規劃中的數據支持作用，為決策層的科學決策和判斷奠定智能化資源基礎，提升配套服務的智能化質量和水平。
二、加大數字檔案館基礎設施的資金投入，引進智能軟硬件設施，為檔案館智能化和數字化轉型奠定基礎
建立基于智慧整合的檔案資源信息服務體系，首先是加強對智慧軟硬件設施的投入，增強財政資金支持在城市建設智慧化和服務中的推動作用。一方面，應該增加對傳感設備的投資。傳感設備的采購是建設智慧檔案館最基礎的設備資源，數字檔案館建設所需要的基本硬件設備有傳感器、監控器、攝像機、錄音設備、智能終端等設備，這是對檔案館中各種檔案信息進行多維度感知的基礎設備。檔案庫信息、實物檔案信息、數字檔案存取和利用需要通過網絡傳輸到數據層進行云計算分析。因此，需要加大資金投入，大力引進該類智能終端傳感設備，奠定檔案館智能化建設的硬件設施支撐基礎。另一方面，我們不僅要增加對計算機、掃描儀、除濕器等設備的投入，還需要考慮如何更好地提高這些設備的智能化水平，實現整個檔案館管理工作的智能化，從而有效提高檔案管理的水平和層次。作為檔案管理部門，要增強領導層對基礎設施升級重要性的認識，資金投入向智能化設備傾斜。根據自身條件和客觀需求，購買和配置更多的智能設備，用智能設備提升工作效率，減少重復性和單一性的低效率工作，促進檔案管理數字化和智能化發展及轉型。
三、挖掘和整合數字檔案資源，建立數字檔案資料庫，增強數字檔案開放，發揮檔案館的數字服務功能
智慧城市建設背景下的數字檔案信息資源更加重要。檔案管理部門需要加強檔案信息的開發，提高檔案信息服務的質量和時效性，使檔案信息更好地為人民服務。堅持檔案信息更好地為領導決策、政策研究、依法行政和城市規劃提供參考和依據，進一步滿足社會對檔案利用的多樣化需求，更好地服務地方經濟社會發展。檔案管理部門收集、保存和管理檔案的目的是為城市公眾提供服務[1]。我們需要進一步開發檔案信息，全方位多角度地對檔案信息進行深度處理，為城市居民提供更有價值的服務，實現城建檔案信息資源利用價值。一是開展數字檔案的編研、整理和研究工作。檔案館工作人員對原始檔案信息進行精心提煉和總結，并將編研成果以內部參考資料、期刊、報紙等出版物的數字化形式，供科研工作人員或城市居民使用，有效節省檔案利用者的時間，提高數字檔案的利用效率，最大限度地提高數字檔案服務的效率[2]。同時，檔案管理部門根據工作需要，形成如大事記、紅色檔案匯編等數字資料，更好地反映數字檔案的影響力和價值，服務和宣傳數字城市建設，打造城市名片，提高城市影響力。二是整合數字檔案資源，強化數字檔案館的服務功能。為檔案用戶提供利用服務，是檔案館最基礎的工作，數字檔案館是對傳統管理模式的升級。建立數字檔案館有利于大力開發、挖掘和應用檔案信息資源。按照使用優先、保護優先、特色優先的原則，基于檔案數字化規劃，分批次、分階段對檔案進行數字化，建立數字檔案館，進行重要歷史檔案、民生檔案等的咨詢利用。數字檔案信息資源整合既包括傳統紙質檔案整合，也包括數字內容整合。充分利用計算機技術管理檔案資源，對檔案資源進行數字化和信息化建設，對檔案資源進行集中管理，最大限度地發揮檔案數字化服務的效益。三是結合政府信息公開工作，加強檔案數據開放。如開展數字檔案展示、開發檔案網站、開放檔案網頁查詢端口等主流媒體或社交軟件，為用戶提供數字檔案查閱服務。隨著我國智慧城市建設進程的加快，數字檔案的獲取和利用范圍、對象和方式正朝著多元化的方向發展[3]。因此，在繼續實施檔案線下查閱和開發要求的情況下，應繼續加強數字檔案的開放性，按照法律法規，逐步分階段和批次做好檔案信息的開放工作，完善數字檔案館的數據開放服務。
四、實施檔案數字化一站式服務，構建基于智慧服務的檔案館數字化服務體系
一是發揮政府在檔案數字化一站式服務管理中的引導作用。政府部門最基本、最重要的職能是為社會大眾服務，一切政務工作圍繞這一目標開展。同樣，作為政府部門的數字檔案館也必須遵循這一基本宗旨，根據這一服務宗旨在管理過程中引入基于服務鏈的管理理念，創新服務模式，形成基于智慧服務的檔案館數字化服務體系。只有這樣才能滿足查社會大眾對數字檔案資源的需求，塑造良好的社會形象。檔案館必須建立良好的工作制度和流程，實施檔案數字化一站式服務，發揮數字檔案服務平臺和系統的作用。
二是堅持“服務鏈”思維，創新檔案系統管理思維。基于智慧服務的檔案館數字化服務體系，要堅持“服務鏈”思維，為所有檔案用戶提供全方位、更便捷的服務。以城建數字檔案館為例，整個服務過程可分為幾個階段：第一階段是提供一些基本信息，如項目信息、政策指導、政府信息等；第二階段是為公眾提供便捷高效的查詢和使用服務；第三階段是檔案館不斷統計和分析數據，為政府決策提供科學準確的決策依據。
三是不斷拓展數字檔案信息服務渠道。例如，通過開發手機App，建設檔案信息服務平臺，應用微博、微信、抖音等社交軟件為檔案用戶提供更加便捷和開放的數字信息服務。利用新媒體的主動推送優勢，拓展智慧城市建設的服務方式和渠道。利用5G技術、智能過濾技術、云計算技術等，鏈接移動互聯網，隨時隨地方便公眾獲取數據信息。四是加強檔案網站建設。在互聯網技術基礎上，創新信息資源服務建設格局，構建城市基礎空間數據庫，形成協同共享的城市檔案信息資源體系。優化網站服務體系，通過建立用戶反饋機制、建立自助查詢系統、提供在線咨詢服務等，增強檔案信息資源的共享性和可達性。借助智慧城市建設的機遇，實現信息資源的互聯互通，打破傳統數據資源傳遞不暢的困境，形成全面共享的數據交流方式和路徑[4]。隨著數字化、信息化的不斷發展，智慧城市建設成為城市規劃的重要內容之一。信息技術在推動智慧城市發展的同時也為檔案館數字資源服務提供了技術優勢，基于智慧城市的視角探索數字檔案管理模式，對提升智慧城市服務質量，實現檔案的信息化和智慧化發展具有重要的意義。智慧城市建設對檔案信息服務提出了更高的要求，表現為其智能化更高、實用性更佳、個性化更強等特點。我國在數字檔案館建設方面也必然面臨多方面的挑戰，例如資源收集不完整、數字資源開發利用率低、軟件響應過慢、服務方式單一等。因此，在智慧城市建設中加強數字檔案館建設必須從全方位多角度出發，加強對數字信息資源的開發和利用，構建城市基礎空間數據庫，建立協同共享的城市資源體系并做好檔案資源的深加工服務；通過加強檔案網站建設，為用戶提供咨詢服務、自助查詢服務和用戶反饋服務機制等；依托物聯網建立信息感應網絡，運用云計算技術處理海量信息，利用大數據驅動城市管理與決策，實現數字檔案館服務的快速發展，進一步提高智慧城市管理水平。
作者:胡云梅 單位:阜新市細河區人才就業和社會保險服務中心綜合檔案室
